Sisältö
• Yleistä
• Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot
• Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?
• Mihin henkilötietojani käytetään?
• Miten tietojani säilytetään ja suojataan?
• Kuka käsittelee henkilötietojani?
• Kuinka kauan tietojani säilytetään?
• Millaisia oikeuksia minulla on?
• Kuinka saan järjestelmään itsestäni tallennetut tiedot?
• Miten voin vaikuttaa tietojeni käyttöön?
• Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?
• Käytetäänkö kaupan sivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?
• Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?
• Mihin voin ottaa yhteyttä?
Yleistä
EU:n uusi tietosuoja-asetus GDPR astui voimaan 25. toukokuuta 2018.
Violamo on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyyttä ja tarjoaa mahdollisuuden
vaikuttaa tietojen käsittelyyn. Tietojen käsittelyyn voi vaikuttaa ottamalla henkilökohtaisesti
yhteyttä tai yhteisymmärryksessä asiakkaan omaisen kanssa. Keräämme vain sellaisia
tietoja, joilla on selkeä tarkoitus yrityksen toiminnan puitteissa.
Tällä tietosuojaselosteella informoimme asiakkaitamme heidän henkilötietojensa käsittelystä.
Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot tilatakseen Violamon palveluita. Hyväksyntä
tapahtuu allekirjoittamalla palvelusopimus ja -suunnitelma. Keräämämme tiedot voidaan jakaa asiakkaan
antamiin, palveluiden käytössä havainnoituihin sekä asiakaspalautteen avulla johdettuihin
tietoihin.
Käytämme tietoja:
• Selkeän, turvallisen ja luotettavan palvelun toimittamiseen
• Hyvän, mahdollisimman henkilökohtaisen asiakaskokemuksen tarjoamiseen
• Palvelu-/tuote-/tapahtumasuositusten ja markkinoinnin parantamiseen
• Asiakaspalvelun ja toiminnan kehittämiseen
Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot
Käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii:
Violamo Y- tunnus: 2978763-6
Pirttitie 14
96200 Rovaniemi
Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla tai puhelimitse:
Maria Nurmela maria@violamo.fi p. 040 721 6637
Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?
• Käyttäjän itsensä antamat tai henkilön tunnistavat tiedot
o Tunnistamistiedot, kuten nimi ja henkilötunnus asiakkaan tunnistamiseksi
palvelusopimusta tehtäessä
o Palveluntarpeeseen ja talouden kokoon liittyvät tiedot
o Yhteystiedot, kuten osoite, ovikoodi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
o Laskutustiedot, tilinumerotiedot mahdollisten liikasuoritusten palautusta varten
o Yhteydenottolomakkeen kautta kerätyt yhteystiedot: nimi, sähköposti,
puhelinnumero, viestin sisältö
• Palvelujen tuottamisessa havainnoidut ja asiakaspalautteen kautta saadut tiedot
o Tilaushistoria, mm. tilatut palvelut, tuotteet ja niiden hintatiedot
o Toimitustiedot, kuten valittu laskun toimitustapa ja laskutusosoite
o Asiakaspalautteet ja asiakkaan suostumuksella asiakaspalautteen julkaiseminen
yrityksen verkkosivuilla
• Palveluista tiedustelleiden nimi, puhelinnumero ja osoite kerätään mahdollista esitteen
postittamista varten
Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, minkä lisäksi saatamme saada lisätietoja omaisilta,
yhteistyökumppaneiltamme. Kolmansilta osapuolilta saamistamme henkilötiedoista ilmoitamme
tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisesti ensimmäisessä yhteydenotossa asiakkaaseen tai
viimeistään kuukauden sisällä henkilötietojen vastaanotosta.
Mihin henkilötietojani käytetään?
Henkilötietoja käytetään
• Asiakkuuden ylläpitämiseen
• Asiakaskäyntien varausten tekoon, palveluiden tuottamiseen, laskutuksen käsittelyyn ja
asiakassopimusten tietojen käsittelyyn ja arkistointiin
• Violamon toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
• Väärinkäytösten estämiseen
• Paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen
Tietoja käsitellään asiakkaan ja Violamon väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.
Miten tietojani säilytetään ja suojataan?
Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtu valtatietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.
Violamo säilyttää asiakastietoja Rovaniemellä. Henkilötiedot sijaitsevat laitteissa, jotka on suojattu salasanoin. Käytössä olevat asiakas- ja taloushallintojärjestelmät toimivat vahvoilla salasanoilla ja tunnistautumistavoilla. Järjestelmätoimittajat ovat toiminnassaan huomioineet uuden EU:n tietosuoja-asetuksen tuomat vaatimukset. Järjestelmätoimittajat ovat omalta osaltaan vastuussa GDPR-tietosuoja-asetuksen vaatimista toimenpiteistä, eikä Violamo ole vastuussa heidän tavastaan käsitellä asiakastietoja.
Paperisia, asiakkaiden tietoja sisältäviä dokumentteja säilytetään työhuoneen lukollisessa kaapissa.
Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuojaasetuksen vaatimukset. Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.
Kuka käsittelee henkilötietojani?
Asiakastietoihin on pääsy vain Violamon yrittäjällä, joka on sitoutunut käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Mahdolliset alihankkijat saavat asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.
Tietojen käsittelystä vastuussa oleva yritys:
Violamo Y- tunnus: 2978763-6
Pirttitie 14
96200 Rovaniemi
Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä vastaa Violamon yrittäjä
Maria Nurmela maria@violamo.fi
p. 040 721 6637
Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi palveluntuottamisen kannalta tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida. Poisto ja anonymisointi-toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja asiakasprofiileja.
Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:
• Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
• Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen
• Riittävien varmuuskopioiden ottaminen asiakastietojen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, palvelun laadukkaan tuottamisen kannalta, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.
Millaisia oikeuksia minulla on?
Asiakkaana sinulla on oikeus:
• Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
• Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista siltä osin, kuin se on lain tai yrityksen liiketoiminnan kannalta mahdollista
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin se on lain tai yrityksen liiketoiminnan kannalta mahdollista
Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä sähköpostitse maria@violamo.fi tai soittamalla 040 72 16637. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus.
Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.
Kuinka saan järjestelmään itsestäni tallennetut tiedot?
Voit pyytää Violamon järjestelmiin tallennetut tiedot itsellesi ottamalla yhteyttä sähköpostilla:
maria@violamo.fi
”Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?” kappaleen alta löydät tarkempaa tietoa tallentamastamme henkilötiedosta.
Miten voin vaikuttaa tietojeni käyttöön?
Violamo on sitoutunut tarjoamaan asiakkailleen mahdollisuuksia vaikuttaa tietojensa käsittelyyn.
Voit itse päättää sinulle kohdistetusta markkinoinnista, lisäarvopalveluista ja ottaa tai olla ottamatta vastaan erilaisia markkinointiviestejä. Kehitämme palveluamme jatkuvasti, joten toimintoja voidaan lisätä, muuttaa tai poistaa. Asiakas voi myös koska tahansa lopettaa asiakkuutensa sopimukseen kirjatun irtisanomisajan puitteissa ja pyytää tallennettujen tietojen poistamista. Tiedot voidaan poistaa siltä osin, kuin se on lakisääteisesti mahdollista tai Violamolla ei ole enää oikeutta pitää tietoja poistopyynnön jälkeen.
Huom! Joissain tapauksissa kaikkea tietoa ei voida poistaa ja lainsäädäntö voi vaatia säilyttämään osan asiakkaaseen liittyvästä tiedosta.
Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?
Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Perustietosi (nimi, osoite, palvelun sisältö ja laskun suuruus) välittyvät myös laskutusohjelmaan, jonka kautta Violamo hoitaa asiakkaidensa laskutuksen.
Käytämme asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin.
Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.
Välitämme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
• Alihankintana käytettävälle yritykselle tietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä
• Asiakkaan suostumuksella omaisille ja velvollisuuden ja oikeuden puitteissa viranomaisille, esimerkiksi sosiaalihuoltoon
Hyödynnämme Google Analyticsia, Google AdWordsia, Google My Businessia, Google kalenteria ja Google sähköpostia sivustomme käyttöön sekä myyntiin liittyvässä analytiikassa. Googlelle lähetettävä tieto on anonymisoitua. Lue lisää Google Analyticsin tietojen käsittelystä
https://support.google.com/analytics/topic/2919631.
Facebook- ja Instagram-mainonnassa ja julkaisuissa voimme aktivoida julkaisuihin reagoineita henkilöitä siirtymään violamo. fi verkkosivustolle heidän tykättyään ko. sosiaalisen median tileistä/julkaisuista tai sen jälkeen, kun heille on tavalla tai toisella markkinoitu Violamon palveluita. Arvontojen ja kilpailujen voittajille ilmoitetaan sosiaalisen median kanavissa henkilökohtaisella viestillä voitosta ja siellä voidaan kerätä voittajan nimi- ja osoitetiedot. Kyseisiä tietoja ei kirjata järjestelmiin.
Toiminnassamme käytämme viestimiseen myös WhatsApp-sovellusta. Sovellusta voidaan käyttää omaisten ja asiakkaiden kanssa tavallisten arkipäiväisten asioista viestimiseen, jotka eivät sisällä sellaisia henkilökohtaisia tietoja, joista asiakas voitaisiin tunnistaa. Lähettämällä viestin tai vastaamalla viestiin, lähettäjä hyväksyy tietojen vaihdon sovelluksen kautta. Laitteet, joilla sovellusta käytämme, on salasanoin suojattuja, eikä niihin ole pääsyä muilla kuin viestin vastaanottajalla.
Käytetäänkö kaupan sivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?
Violamon nettisivu käyttää evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (”local storage”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Käytämme evästeitä asiakkaan tunnistamiseen, kirjautumisen ylläpitämiseen ja ostoskorin toimintoihin. Näihin toimintoihin evästeiden käyttö ja niiden käytön hyväksyminen on pakollista.
Analyysiin käytetty tieto on anonymisoitua aina kun se on mahdollista. Muutoin käsittelemme tietoja henkilökohtaisina niiltä osin kuin tunniste sisältää asiakkaan kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen. Myös tunnisteet, jotka on yhdistetty asiakkaaseen jollakin tapaa, käsitellään henkilökohtaisena tietona.
Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.
Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
Mihin voin ottaa yhteyttä?
Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla tai puhelimitse:
maria@violamo.fi 040 – 7216637